L'épuration est une procédure automatique qui supprime les écritures d'exercices clôturés.

Le but d'une épuration est de réduire la taille de votre dossier pour permettre à Epicea d'y travailler plus rapidement (lors des contrôles automatiques, des rapprochements bancaires, du traitement de la tva, etc…) et de réduire la taille des sauvegardes.

Important : les écritures épurées ne pourront plus être consultées à partir d'Epicea.

Un module de consultation de ces écritures sera disponible très bientôt (par téléchargement) dans notre logiciel Bureau de Gestion (que vous pouvez installer à partir du CD-ROM que vous avez reçu en fin d'année).

Les écritures des exercices à épurer qui sont non réglées ne seront pas supprimées.

Exemple : lors de l'épuration de l'exercice 2005, une facture d'achat de cet exercice réglée sur l'exercice suivant (non épuré), ne sera pas supprimée.

Avant de faire une épuration assurez-vous que les pointages soient bien fait. Dans le cas contraire l'épuration ne sera pas efficace car toutes les écritures non pointées seront conservées.

Exemple : Une facture de 2005 et son règlement également de 2005 qui ne sont pas pointés, ne seront pas supprimés.

Si votre dossier est volumineux (nombreuses écritures chaque année, plusieurs années enregistrées) et que vous avez des problèmes de lenteur dans epicea, une épuration devrait vous permettre d'améliorer la situation. Cependant, une lenteur dans Epicea peut avoir différentes causes (l'anti-virus BitDefender, un ordinateur ancien, un ordinateur qui manque de mémoire, etc ...), alors n'hésitez pas à nous contacter, nous vous conseillerons sur l'opportunité ou non de faire une épuration.

Comment fonctionne l'épuration :

1. Dans un premier temps, vous indiquez au programme l'exercice à partir duquel vous souhaitez faire cette épuration. Après validation des options et messages qui suivent, epicea supprimera les écritures de cet exercice et de tous les exercices antérieurs.
2. Epicea fait une sauvegarde de secours, vous la retrouverez facilement dans la liste de vos sauvegardes, son nom fini par "SauvegardeAvantEpuration-'nom de l'exercice'".
3. Epicea vous demande : "Souhaitez-vous conserver les écritures de banque des exercices xxxx et antérieurs qui n'ont pas été rapprochées dans le menu 'Ecritures / Rapprochement bancaire'".
   • Comme pour les écritures non réglées (non pointées), les écritures de banque (et autres comptes rapprochables comme le 472) non rapprochées dans le menu "Ecritures/Rapprochement Bancaire" ne seront pas supprimées.
   • Si vous ne marquez jamais vos écritures de banque dans le menu 'Ecritures /Rapprochement bancaire' répondez NON.
   • L'épuration commencera directement, un sablier vous indiquera le travail en cours (il peut être long). Si vous suivez et marquez scrupuleusement vos écritures de banque dans le menu 'Ecritures / Rapprochement bancaire' répondez OUI.
   • Epicea vous proposera une liste des comptes rapprochables dont il va tenir compte lors de l'épuration (voir ci-dessous) :
4. Les comptes rapprochables proposés par Epicea sont les comptes sur lesquels vous avez déjà fait du rapprochement. Un compte qui n'a jamais été marqué dans le menu 'Ecritures / Rapprochement bancaire' ne sera pas proposé.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des comptes en cliquant sur le + ou le - en bas de la fenêtre. En cliquant sur "Valider" Epicea vous demande de confirmer la liste des comptes de rapprochement, cliquez sur OUI pour commencer l'épuration, sur NON pour revenir à la sélection des comptes rapprochables.

Les exploitants agricoles soumis à un régime réel, peuvent pratiquer chaque année dans certaines limites, une déduction pour investissement sur leurs bénéfices. La déduction pour investissement est réservée aux exploitants individuels, aux sociétés ou groupements agricoles qui relèvent (même sur option) du régime réel normal ou du régime simplifié.

Elle consiste à déduire du bénéfice agricole des sommes qui doivent financer :

• l'acquisition ou la création d'immobilisations amortissables strictement nécessaires à l'activité.
• l'acquisition ou la production de stocks dont le cycle de rotation est supérieur à un an (gros bovins, pépinières, vins et spiritueux, …).
• l'acquisition de parts sociales de sociétés coopératives agricoles (visées à l'art. 521-1 du code rural).

Ces sommes doivent être investies dans les cinq années qui suivent celle au cours de laquelle la déduction a été pratiquée.

En l'absence d'investissement dans ce délai, la déduction doit être réintégrée aux résultats du cinquième exercice suivant celui de sa réalisation.

Le suivi des DPI est extra-comptable, aucune écriture ne viendra modifier votre comptabilité. Dans Epicea, vous pourrez suivre les DPI pratiquées dans vos déclarations fiscales, suivre l'utilisation de ces DPI et leurs réintégrations.

La saisie des DPI déduites de vos bénéfices se fait dans le menu "Cloture / Déductions pour investissement / Saisie des DPI et leurs utilisations". La colonne libellé est libre, vous pouvez y mettre par exemple le nom de l'exercice sur lequel la déduction a été pratiquée.

Saisissez le montant de la déduction dans la colonne correspondant à l'exercice sur lequel elle a été pratiquée (exemple, vous êtes sur l'exercice 2008 et vous aviez déduit 5000 € de vos bénéfices 2003, saisissez 5000 dans la colonne "Exercice N-5").

La colonne "Reste à utiliser" se calcul automatiquement. Elle tient compte des utilisations saisies dans le tableau "Utilisation des Déductions Pour Investissement". Pour accéder à ce tableau, double-cliquez sur la DPI concernée (ou sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton "Utilisation F8").

Le tableau "Utilisation des Déductions Pour Investissement" vous permet d'indiquer comment les DPI ont été utilisées (investies). Dans la colonne exercice, en appuyant sur la touche F1 (ou en cliquant sur ) choisissez l'exercice sur lequel l'investissement à été réalisé.

Saisissez ensuite le montant de l'investissement dans la colonne Immobilisation, Part sociale ou Stocks. Si vous saisissez des montants dans les colonnes Immobilisations ou Parts sociales, il faudra également les saisir dans les modules "Ouverture/Immobilisations" ou "Immobilisations/Mouvement" (voir le chapitre suivant).

La colonne "Réintégration exceptionnelle" permet de saisir une réintégration qui sortirait de la normale (comme la cession de parts sociale qui n'auraient pas encore été totalement réintégrées).

Cette réintégration exceptionnelle sera reprise dans le tableau "Réintégration des DPI" (voir ci-dessous).

La part des DPI non utilisées dans les 5 ans sera automatiquement réintégrée, ne la saisissez pas dans "Réintégration exceptionnelle".

La colonne "Libellé est libre", vous pouvez par exemple y saisir l'objet de l'investissement.

En bas de tableau, la ligne "Reste à utiliser" vous donne le montant de la DPI qui n'a pas encore été investie (utilisée). Il y a le reste à utiliser avant et après réintégration exceptionnelle (le cas échéant). Le reste à utiliser d'une DPI de l'exercice N-5 sera automatiquement repris dans le tableau des réintégrations, pour être ajouté au résultat de l'exercice(voir le chapitre "Suivi de la réintégration des DPI").

La saisie des DPI dans la fiche des immobilisations et des PS permettra à Epicea de calculer automatiquement le montant des parts sociales et des amortissements à réintégrer au résultat de l'exercice.

Saisie des DPI dans les immos et PS à l'ouverture

Pour saisir les DPI sur les immos et PS d'exercices antérieurs, allez dans le menu Ouverture/Immobilisations.

1. Si vous êtes dans la première année de saisie dans Epicea (si vous n'avez jamais fait de clôture) :
   Lors de la description des immos et PS à l'ouverture, ou en demandant leurs modifications (touche F2) si elles sont déjà enregistrées, saisissez dans la zone "Déduction sur investissement" le montant de la DPI affectée à cet investissement.
   
   La "Réintégration DPI années antérieures" (dernière zone de la fiche) est calculée automatiquement :
   • pour les immos : au prorata des amort économiques et dérogatoires saisies dans la fiche
   • pour les PS : à raison d'un dixième de la valeur d'acquisition par année "d'anciennetée".
     
     Vous pouvez modifier la valeur calculée par le programme, pour l'ajuster aux réintégrations réellement faites les années antérieures.
     
     
2. Si vous avez déjà clôturé un exercice, dans "Ouverture/Immobilisations" positionnez-vous sur l'immo ou la PS à modifier, cliquez sur la zone "Déduction sur investissement" puis demandez à la modifier en utilisant la combinaison de touche "CTRL + F2", saisissez le montant de la DPI dans cette fenêtre, puis cliquez sur OK. Là aussi la "Réintégration DPI années antérieures" est calculée automatiquement, pour la modifier, sélectionnez-la puis utilisez la combinaison de touches "CTRL + F2".

Saisie des DPI pour les immos et PS acquises dans l'exercice

Dans la fiche descriptive de la nouvelle immo ou PS, saisissez le montant de la DPI dans la zone "Déduction sur investissement" :

Rappel : pour rappeler la fiche d'une nouvelle immo ou PS déjà décrite, double cliquez sur cette dernière dans le menu Immobilisations/Mouvements.

Cette édition vous donne en détail les amortissements et les Parts sociales à réintégrer ainsi qu'une synthèse qui reprend les DPI non affectées dans les 5 ans, les réintégrations exceptionnelles, la nouvelle DPI pratiquée pour l'exercice en cours et enfin le solde général (réintégrations – nouvelle DPI pratiquée)

Epicea-2 peut maintenant vous rappeler de ne pas modifier votre comptabilité lorsque vous l'avez envoyé à votre comptable ou à une tierce personne pour être contrôlée (corrigée).

Dans le menu "outils/sauvegarde", cochez la case "Dossier transmis au comptable", puis faites votre sauvegarde. (Important, cochez la case avant de faire la sauvegarde, si vous la cochez après, l'alerte ne fonctionnera pas).

Le nom de la sauvegarde ainsi faite fini par "-Sauvegarde-Envoyée-Au-Comptable".

Par la suite, vous aurez un message à chaque entrée sur votre dossier, plus un message en fond d'écran sur le bureau d'epicea, vous rappelant de ne pas modifier votre dossier envoyé chez votre comptable.

Le système d'alerte ne vous empêche pas de modifier votre dossier, il ne fait que vous avertir en affichant ces deux messages.

Lorsque vous restaurerez une sauvegarde l'alerte se désactivera automatiquement et les messages cesseront.

Si l'alerte a été activée par erreur, vous pouvez la désactiver en décochant simplement la case "Dossier transmis au comptable" du menu Outils/Sauvegarde (inutile de refaire une sauvegarde pour désactiver l'alerte).

• Le nom d'une sauvegarde faite avant une restauration finira par "-SauvegardeAvantRestauration".
• Le nom d'une sauvegarde automatique faite avant une épuration finira par "-SauvegardeAvantEpuration-'code exercice'-".

Exemple : si vous demandez une épuration à partir de l'exercice 2007, le nom de la sauvegarde se terminera par "-SauvegardeAvantEpuration-2007-".

• Le nom d'une sauvegarde envoyée au comptable finira par "-Sauvegarde-Envoyée-Au-Comptable".

Dans le menu Outils/Sauvegarde, vous pouvez maintenant saisir un texte qui viendra s'ajouter à la fin du nom de la sauvegarde.

Saisissez ce texte dans la zone "Texte à ajouter au nom de la sauvegarde", puis cliquez sur la sauvegarde de votre choix (Sauvegarde, Double sauvegarde ou Sauver et envoyer par E-mail).

Vous pouvez également enregistrer un texte par défaut à ajouter au nom de vos sauvegardes, dans le menu "Outils/Propriétés" onglet "Paramètres généraux" ligne "Texte à ajouter au nom de la sauvegarde".

Si vous avez plusieurs dossiers, ce texte par défaut sera proposé pour tous les dossiers.

Le problème de sauvegarde sur les clés USB de plus de 2 GO est maintenant résolu.

Lorsque vous décrivez des immobilisations dans le menu Ouverture/Immobilisations, vous pouvez maintenant saisir la "Valeur Nette Comptable", epicea calculera automatiquement "l'Amortissement économique". Pour accéder à cette saisie, déplacez-vous dans la zone "Valeur Nette Comptable" puis appuyez sur la touche F4. Vous pouvez également double-cliquer sur "Valeur Nette Comptable".

Dans le menu "Outils/Propriétés" onglet "Paramètres généraux", ligne "Compte de règlement par défaut", vous pouvez indiquer le compte de règlement qu'Epicea-2 proposera par défaut lorsque vous enregistrez un règlement par F5 à la fin d'une pièce d'achat ou de vente.